Proyecto de comunicación externa de un centro educativo

1.    OBJETIVOS:

La comunicación externa de carácter corporativo es uno más de los aspectos que los centros educativos deberían cuidar cada vez con mayor atención.

El desarrollo de las nuevas tecnologías y el cambio en los hábitos de comunicación de la sociedad exigen la elaboración de un plan de comunicación externo que se adapte a estas nuevas circunstancias y que además contemple las singularidades de un centro educativo.

Para ello es esencial definir cuáles serán los objetivos a conseguir por cada uno de los actores interesados en este plan.

1. a. Para el Centro Educativo

Los objetivos para el centro educativo son el eje fundamental de este plan por su labor educativa y por ser nexo de unión entre familias, profesores y alumnos.

Dentro del Proyecto Educativo de Centro debe reflejar sus diferentes vías de comunicación y, entre sus objetivos, se encuentran:

·    Disponer de una identidad digital que permita a los ciudadanos acercarse al centro y conocer sus características. En la página web del centro se encuentran los siguientes apartados: actividades extraescolares, departamentos didácticos, AMPA, Blogs…

·  Informar de todas las actividades del centro promoviendo relaciones con su entorno, tanto administrativas (matrículas, evaluaciones, actividades extraescolares y complementarias) como legislativas.

·      Involucrar a la comunidad educativa en la vida del Centro.

·     Posibilitar la interacción del centro, su alumnado y su profesorado con diferentes profesionales del mundo de la Educación a través de plataformas en red.

·       Establecer comunicación con las familias minimizando barreras de comunicación

·       Establecer comunicación con el alumnado minimizando barreras de comunicación

·       Facilitar recursos educativos

·       Dar valor al trabajo realizado en el centro       

·      Creación de actividades online, con posibilidad de que sean abiertas, no sólo centradas en el colectivo escolar.

1. b. Para el profesor

La comunicación de los profesores está relacionada con todo lo que implica la enseñanza y el aprendizaje.

·      Potenciar el papel de las familias, teniendo en cuenta aspectos tales como organizar reuniones y dedicar mayor tiempo a la atención de los mismos.

·  Proponer actividades en las que puedan participar: colaboración en el aula, actividades extraescolares, en casa, formación de padres, etc.

·      Transmitir conocimientos de manera más motivadora a los alumnos.

·      Difusión mensajes y noticias de interés

·     Difusión mensajes y noticias concretos (calendario escolar, exámenes, salidas pedagógicas...etc.)

·      Establecer comunicación con el alumnado

·      Crear conversación e integrar a la comunidad educativa en la vida del centro

·      Facilitar recursos educativos

·      Dar valor al trabajo realizado en el centro       

·      Minimización en la posibilidad de generar confusión informativa

·      Comunicación de aspectos académicos (calificaciones, seguimiento, promoción...etc.)  

·      Aspectos relativos a tutorías

1. c. Para el alumno

·       Atender al alumnado que por sus circunstancias no puedan recibir la atención educativa en el centro.

·      Facilitar la posibilidad de comunicarse  no sólo con alumnos del centro sino también con otros alumnos y docentes de otros centros educativos.

·       Involucrar a los antiguos alumnos en la institución educativa.

·      Difusión mensajes y noticias de interés

·      Establecer comunicación con las familias

·      Crear conversación e integrar a la comunidad educativa en la vida del centro

·      Abrir la actividad del centro al entorno

·      Facilitar recursos educativos

·      Dar valor al trabajo realizado en el centro       

·      Más vías de información/participación

1. d. Para las familias

·      Ejercer su derecho y deber de implicarse en la vida académica de sus hijos.

·       Mantener una comunicación fluida con los profesores de sus hijos.

·      Utilizar las redes sociales para conseguir la información que necesiten.

·      Difusión mensajes y noticias de interés

·      Establecer comunicación con el alumnado

·      Crear conversación e integrar a la comunidad educativa en la vida del centro

·      Abrir la actividad del centro al entorno

·      Facilitar recursos educativos

·      Dar valor al trabajo realizado en el centro       

·      Aumento de la posibilidad de participación/opinión

·      Información veraz

·      Facilidad y rapidez para la comunicación

1. e. Para el entorno (antiguos alumnos, profesionales...)

·      Mayor facilidad para mantener el contacto con el centro educativo

·      Posibilidad de actualizar algunas informaciones

Como se deduce de la lectura de este ambicioso listado de objetivos lo que se pretende en resumen es la creación de una comunidad online.

2.    PÚBLICOS:

El público, o más bien públicos, de un plan de comunicación en un centro escolar son aquellas personas que mantienen o han mantenido un vínculo con el centro (alumnos, profesionales que mantienen la actividad del centro….) pero también aquellas  personas que están interesadas en el centro desde otras ópticas, como docentes de otros centros o posibles futuros alumnos y sus familiares. El siguiente recuadro recoge el target al que pretende llegar este plan:

·      Alumnos (que podrán verse en conjunto o divididos por etapas o ciclos). ·      Familias. ·      AMPAS ·      Profesores. ·      Equipo directivo ·      Consejo Escolar ·      Antiguos alumnos. ·      Nuestro entorno más directo (el barrio, el pueblo, la comarca). ·      Otros centros educativos (alumnos, profesores,..). ·      La comunidad educativa en general. ·      Consejería de Educación. ·      Nuevas familias. Habrá acciones de comunicación dirigidas a presentar el Centro a la comunidad y a nuevos alumnos/familias.

3.    CANALES

En este apartado definiremos los canales de comunicación que se pretenden emplear para el desarrollo de este plan. Conviene recordar en este punto que esta planificación pretende fomentar la relación con el entorno a través de Internet, por lo que no se contemplan las vías de comunicación tradicionales como el teléfono, el fax o el correo postal.

Con el público objetivo anteriormente definido se han elegido como preferidos una serie de canales entre la infinidad que propone Internet por ser los que permitirán la comunicación con mayor eficacia. Se pretende vehiculizar la comunicación  y establecer una imagen digital para el centro a través de la web del propio centro y mediante el uso de una serie de redes sociales seleccionadas como más útiles para nuestros fines.

Los canales de comunicación estarán estrechamente relacionados con los contenidos y con el público de cada acto comunicativo ya que no cualquier mensaje se puede transmitir en cualquier canal.

Los canales que se proponen en este plan de comunicación son los siguientes:

·      Web de Centro ·      Cuenta de Twitter ·      Grupo de Facebook ·      Pinterest ·      Blogs de profesores o de aula y/o WIKIS por materias o departamentos

4.    CONTENIDOS, TONO Y LÍNEA EDITORIAL

Al ser un plan de comunicación externo de amplio espectro en cuanto a quién va dirigido, conviene prestar mucha atención en el modo en que se lleva a cabo.

Cada acto de comunicación se puede clasificar según sus contenidos y consecuentemente tendrá un tono y una línea editorial diferente, por ejemplo:

Contenido del mensaje	Ejemplos	Canal y Formato	Tono del mensaje
Mensajes y noticias de interés	Actos, actividades, fechas de interés…etc.	-   Info en la WEB -   Tweets en Twitter -   Publicaciones en el grupo de Facebook	Formal pero cercano y motivador

Información específica de cada materia o departamento	Programación, criterios de evaluación, actividades…etc.	-   Posts en los Blogs de los profesores o en los WIKIS	Formal pero cercano y motivador
Comunicación con las familias y con el alumnado	Aspectos académicos, calificaciones, seguimiento, tutorías…etc.	-   Correos electrónicos	Formal pero cercano, motivador e incentivador
Conversación con la comunidad educativa	Encuestas, cuestionarios, preguntas, diálogo…etc.	-   Tweets en Twitter -   Grupo de Facebook	Neutro, cercano e inclusivo
Acceso a recursos educativos de ayuda	Materiales de apoyo, técnicas de estudio, recursos educativos online…etc.	-   Info en la WEB -   Posts en los Blogs de los profesores o en los WIKIS -   Tweets en Twitter -   Publicaciones en el grupo de Facebook -   Tablero de Pinterest	Neutro, incentivador, motivador
Visibilidad en el entorno	Actividades realizadas, salidas pedagógicas, iniciativas en las que se participa…etc.	-   Info en la WEB -   Posts en los Blogs de los profesores o en los WIKIS -   Fotos y vídeos en Twitter, grupo de Facebook y en Pinterest.	Neutro, inclusivo, motivador

5.    ACCIONES

Todos los puntos anteriores requieren la determinación de unas acciones específicas que nos permitan alcanzar las metas propuestas.

Estas acciones deben contemplar varias situaciones: por una parte se deben establecer las actividades que nos permiten poner en marcha nuestro plan; por otra, se describen las acciones específicas relacionadas con los principales sectores que se verán involucrados por el plan.

        A)      Antes de llevarlo a cabo:

·      Informar al centro sobre la necesidad de crear un Plan de Comunicación Externa: cuáles serán sus canales de comunicación y con quién podrán comunicarse.

·         Crear una comisión de trabajo dentro de la CCP para su elaboración.

·         Información y aprobación del Claustro.

·         Nombramiento del coordinador del Plan de Comunicación externa.

·         Formación del profesorado del Centro que no domino el uso de las herramientas del Plan.

       B)         Puesta en práctica   

   

 Desde el punto de vista del Centro Educativo:

·          Desde la web oficial del centro su actualización con novedades y acontecimiento

·          Creación de los perfiles y cuentas, recopilándose los correos electrónicos y cuentas en redes sociales.

·    Formación e información a las familias y al alumnado tratando el luso y abuso de la información en las redes sociales.

·          Actualización del Blog de Centro.

·          Actualización del blog de Centro.

·       Realizar un seguimiento de que todos los recursos de comunicación se están utilizando y este se usa correctamente.

·     Elaboración de un protocolo de mantenimiento y delegación de responsabilidades de las redes sociales.

Por parte del profesor:

·         Utilización de los blogs de aula  y su uso con los alumnos.

·         Crear grupos de alumnos en redes sociales.

·         Entablar comunicación con las familias.

·      Hacer uso de aulas virtuales, como Moodle, con los alumnos para poner a su disposición materiales, vídeos, enlaces, prácticas, exámenes, notas.

·  Hacer uso del correo electrónico para comunicarse con alumnos, familiares y otros profesores.

·    Poner a disposición de alumnos, padres y profesores información interesante (enlaces por ejemplo) a través de Twitter.  

·   Presentar en hora de tutoría, una serie de vídeos que exponen los riesgos de no usar adecuadamente las redes sociales.

·         Enseñarles cómo usar adecuadamente la configuración y privacidad de los alumnos.

            Desde el punto de vista de los alumnos:

·         Comunicarse con el profesor a través de correo electrónico, o a través del aula virtual.

·         Consultar información general del centro en la web del mismo.

·     Consultar información necesaria para sus estudios en el aula virtual, o blog del profesor o departamento.

            Desde el punto de vista de los familiares de alumnos:

·         Informar a las familias del Plan de comunicación (Blogs, Twitter, Facebook,…).

·         Solicitar los permisos necesarios a las familias.

·         Consultar información general del centro en la web del mismo.

·         Contactar con profesores a través del correo electrónico.

        V)       Después de su puesta en práctica:   

·         Evaluación del Plan a través de encuestas de satisfacción o de mejora de los procesos de comunicación.

6.    CRONOGRAMA

            La implantación del Plan de Comunicación en nuestro centro lleva aparejado una serie de actuaciones que se llevarán a cabo a lo largo de un periodo de tiempo determinado, que en este caso se concreta en un curso escolar.

            Las acciones indicadas, así como los plazos de ejecución, son los siguientes:

Primer Trimestre

1.      Designar al coordinador/a del Plan de Comunicación.

2.      Evaluar los recursos existentes en el centro y su estado, así como la necesidad de incorporarlos, mejorarlos o ampliarlos.

3.      Información a la Comunidad Educativa.

4.      Información a las familias.

5.      Formación de los profesores que requieran una iniciación o mayor destreza en el uso de las TIC y de las redes sociales.

Segundo Trimestre

1.      Actualización de la web del centro.

2.      Designar a los responsables de cada uno de los canales de comunicación que se crearán e implantarán en el centro.

3.      Creación de dichos canales de comunicación: Facebook, Twitter, blogs de aula…

4.      Creación de cuentas y perfiles.

5.      Elaboración del Plan de Comunicación.

6.      Aportación de mejoras y sugerencias para la mejora del mismo previo a su implantación.

Tercer Trimestre

1.      Implantación del Plan de Comunicación.

2.      Evaluación y propuestas de mejora futuras.

3.      Conclusiones.

7.    RESPONSABLES Y RECURSOS

El desarrollo del plan de comunicación externa del centro implica, como se ha visto, la convergencia de un gran número de actividades, por lo que como premisa necesaria es imprescindible la implicación de un grupo de personas que posea las habilidades requeridas para ello o bien se muestre dispuesto a adquirirlas.

 El gran número de actividades a desarrollar y su duración obligan a un reparto lo más equitativo posible para evitar sobrecargas de trabajo, ya que la tarea de mantener de forma dinámica y eficaz la comunicación requiere atención y continuidad.

Los responsables de controlar la implementación del plan de comunicación de centro serán:

CANALES	RESPONSABLES
Web de Centro	Director del centro
Cuenta de Twitter	Un profesor / Una profesora
Grupo de Facebook	Un profesor / Una profesora
Pinterest	Un profesor / Una profesora
Blogs de profesores o de aula y/o WIKIS por materias o departamentos	Cada profesor de área o jefes de departamento

            Los recursos necesarios serían entre otros la disponibilidad de equipos informáticos en la sala de profesores, aula y carritos de portátiles para los alumnos, conexión a internet,  pizarra digital….